Backoffice support voor je assurantiekantoor inschakelen kan verrassend snel gaan. In de meeste gevallen ben je binnen één tot twee weken operationeel. Hoe snel het precies gaat, hangt af van hoe goed je eigen administratie op orde is en welke werkzaamheden je wilt uitbesteden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het uitbesteden van je assurantiebackoffice.
Hoe lang duurt het voordat backoffice support operationeel is?
De meeste assurantiekantoren zijn binnen één tot twee weken volledig operationeel met backoffice support. De opstartfase bestaat uit een intake, het overdragen van toegang tot je systemen en het afstemmen van werkafspraken. Hoe sneller jij die informatie aanlevert, hoe sneller het loopt.
De intake is het belangrijkste onderdeel van de opstart. Daarin breng je samen in kaart welke taken worden uitbesteed, welke systemen je gebruikt en hoe de communicatie verloopt. Zijn je polisgegevens goed bijgehouden en heb je alles digitaal beschikbaar? Dan gaat de overdracht vlot. Ligt je administratie er wat rommelig bij? Dan duurt het iets langer, maar dat is juist een goede reden om er nu mee te starten.
Welke werkzaamheden kun je precies uitbesteden aan backoffice support?
Bij backoffice support voor assurantiekantoren kun je het beheer van polissen, prolongaties en mutaties uitbesteden. Dat zijn de tijdrovende, repetitieve taken die elke dag doorgaan maar weinig directe klantwaarde opleveren. Precies de taken waar je als adviseur het minst blij van wordt.
Concreet gaat het om:
- Polisadministratie bijhouden en verwerken
- Prolongaties signaleren en afhandelen
- Mutaties doorvoeren en registreren
- Klantdossiers up-to-date houden
- Correspondentie met maatschappijen verwerken
Het gaat dus om de ruggengraat van je dagelijkse administratie. Alles wat moet gebeuren om je kantoor compliant en georganiseerd te houden, maar wat je zelf liever niet de hele dag doet. Klantgesprekken voeren, advies geven, relaties opbouwen: dat is waar jij het verschil maakt.
Wat heb je nodig om backoffice support te kunnen starten?
Om backoffice support in te schakelen heb je in de basis drie dingen nodig: toegang tot je assurantiesoftware, een overzicht van de taken die je wilt overdragen en duidelijke werkafspraken. Meer is er eigenlijk niet nodig om te beginnen.
Werk je al met cloudgebaseerde assurantiesoftware zoals AssuPortal? Dan is de drempel extra laag. Toegang verlenen gaat snel, alles staat centraal en er hoeft niets geïnstalleerd of overgezet te worden. Gebruik je nog lokale systemen of losse mappen? Dan is het uitbesteden van je backoffice een uitstekend moment om die stap naar de cloud ook te zetten.
Wat je verder helpt om snel te starten:
- Een actuele lijst van actieve polissen en klanten
- Inzicht in je huidige werkprocessen en verantwoordelijkheden
- Duidelijkheid over wie intern het aanspreekpunt is
Wat zijn de kosten van backoffice support voor een assurantiekantoor?
De kosten van backoffice support voor een assurantiekantoor zijn vergelijkbaar met die van een medewerker, maar zonder de bijkomende HR-lasten. Denk aan geen vakantiegeld, geen ziekteverzuim, geen werkgeverslasten en geen inwerktijd. Je betaalt voor de daadwerkelijk geleverde capaciteit.
Dat maakt de vergelijking snel duidelijk. Een vaste medewerker voor je backoffice kost je al snel het dubbele als je alle bijkomende kosten meerekent. Backoffice uitbesteden is dan niet alleen gemakkelijker, maar ook financieel aantrekkelijker. Zeker voor kantoren met vijf tot vijftig medewerkers die geen aparte HR-afdeling hebben om dat allemaal te regelen.
Bovendien schaal je eenvoudig op of af. Groeien jullie? Dan kan de ondersteuning meegroeien. Rustige periode? Dan pas je de inzet aan. Dat is een flexibiliteit die je met een vaste medewerker simpelweg niet hebt.
Wanneer is backoffice support uitbesteden slim voor jouw kantoor?
Backoffice support uitbesteden is slim op het moment dat de administratie ten koste gaat van je klantcontact of bedrijfsontwikkeling. Als jij of je collega’s structureel tijd kwijt zijn aan polisadministratie in plaats van aan klanten, is dat het signaal.
Andere situaties waarin uitbesteden verstandig is:
- Je kantoor groeit, maar je wilt niet direct een nieuwe medewerker aannemen
- Een medewerker valt uit en de backoffice loopt achter
- Je wilt voldoen aan Wft- en WWFT-verplichtingen, maar mist de capaciteit om dat goed bij te houden
- Je wilt professionaliseren zonder de overhead van extra personeel
Polisadministratie uitbesteden is geen teken van zwakte, maar een slimme keuze. De beste kantoren focussen op wat ze goed doen: adviseren. De rest laten ze over aan mensen die daar specifiek voor zijn ingericht.
Hoe blijf je als kantoor in controle als iemand anders je backoffice doet?
Je behoudt volledige controle over je data en processen, ook als je backoffice uitbesteedt. De gegevens blijven in jouw eigen omgeving. Jij bepaalt de werkafspraken, je hebt altijd inzage in wat er gedaan wordt en je blijft eindverantwoordelijk voor je klantdossiers.
Controle houden doe je door heldere afspraken te maken over rapportage en communicatie. Wat wordt er dagelijks of wekelijks gerapporteerd? Wie neemt beslissingen over uitzonderingen? Hoe worden fouten gesignaleerd en opgelost? Leg dat vast, dan weet iedereen waar ze aan toe zijn.
Werken in een cloudgebaseerde omgeving helpt daarbij enorm. Je ziet altijd de actuele stand van zaken, je hoeft niet te wachten op een update en je kunt op elk moment inloggen om te controleren wat er is verwerkt. Dat geeft rust, ook als iemand anders de uitvoering doet.
Hoe wij jouw backoffice uit handen nemen
Wij helpen assurantiekantoren om hun backoffice volledig uit handen te geven, zonder de controle te verliezen. Onze Back Office Support is speciaal ontwikkeld voor intermediairs die meer tijd willen voor hun klanten en minder tijd kwijt willen zijn aan administratie. Dit krijg je:
- Professioneel beheer van polissen, prolongaties en mutaties
- Jouw data blijft altijd in jouw eigen omgeving, nergens anders
- Kosten vergelijkbaar met een medewerker, zonder de HR-rompslomp
- Snel operationeel, meestal binnen één tot twee weken
- Persoonlijk contact en korte lijnen, geen ticketsysteem of callcenter
Wil je weten wat wij voor jouw kantoor kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jullie situatie.